Los casos más comunes de fraude. Cómo detectarlos. Claves para la prevención y detección temprana.

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La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), mayor organización mundial de lucha contra el fraude, estima que las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos por año debido a este delito. Las prácticas fraudulentas tienen características muy similares en todo el mundo y la implementación de acciones preventivas y de auditorías sorpresivas son clave para la detección temprana y para minimizar los daños económicos y de reputación.

En Argentina no existen cifras oficiales que cuantifiquen las pérdidas por fraude.

Según el ACFE el tipo de fraude más común es la apropiación de activos de la empresa (90% de los casos), mientras que el fraude basado en el falseamiento de informes financieros sólo es el 5% del total. Sin embargo, las mayores pérdidas se registran debido a estos últimos. Esto se debe a que estos fraudes, que típicamente implican una manipulación de los registros de las operaciones de la empresa para falsear su situación financiera con el objetivo de obtener ventajas económicas de ello (aumentando la cotización de las acciones u obteniendo créditos importantes) involucran grandes sumas. Estos fraudes afectan principalmente a los accionistas y en muchos casos cuando estallan producen cuantiosas pérdidas, afectan la imagen de la empresa y pueden llegar a amenazar la continuidad de las actividades al afectar su financiamiento.

Empleados de alto nivel jerárquico suelen estar involucrados en ellos, obteniendo como beneficio los premios otorgados por la empresa por el desempeño logrado. Esto hace que sean difíciles de detectar, en tanto el desarrollo de las actividades de la empresa no se ve afectado mientras el esquema está en marcha, y estos empleados están en condiciones de eludir los controles internos. En un caso verificado en una empresa radicada en Argentina, la indebida registración de entregas de mercaderías en consignación como ventas efectivamente realizadas, autorizada por la gerencia de comercialización con el objetivo de cumplir con las metas estipuladas, resultó en una distorsión de la situación real de la empresa que evitó que se tomaran oportunamente medidas para revertir la caída en su participación en el mercado, que resultó oculta a raíz de estas prácticas. La empresa detectó que algo estaba ocurriendo recién cuando el nivel de devoluciones era notablemente anormal, y entonces se inició una investigación que, a través de un análisis de la evolución de las ventas, devoluciones y demás rubros asociados, junto con entrevistas a empleados del sector, logró establecer la existencia de esta política perjudicial para la empresa.

El establecimiento de políticas en materia de contrataciones y compras, así como de mecanismos de control de su cumplimiento sería la recomendación normal para el sector. Pero teniendo en cuenta la posibilidad de que se vea involucrado personal jerárquico, y que a través de este esquema se afecten los estados financieros de la empresa, es recomendable contar con un comité de auditoría independiente del sector de managers, al cual se reporte periódicamente una evaluación del cumplimiento con los controles y políticas de la empresa. En casos de existir dudas, una investigación focalizada es la forma más efectiva de detectar este tipo de fraudes antes de que representen un daño grave para la empresa.

Los fraudes del tipo apropiación de activos se dan cuando los empleados de una empresa traicionan la confianza depositada en ellos para obtener un beneficio personal a costa de los activos de ella. Un ejemplo de este tipo de fraude es la violación a las políticas de contrataciones para favorecer a ciertos proveedores, de los cuales se recibe un retorno. Un fraude de este tipo desarrollado en una empresa contratista de obras públicas en el país significó a la empresa cientos de miles de pesos pagados en sobreprecios durante dos años. Una denuncia anónima fue lo que motivó la investigación, que a través de un análisis histórico de la evolución de la participación de los proveedores en las contrataciones de la empresa y una revisión en detalle de las condiciones de adjudicación y demás aspectos de los contratos firmados con ellos pudo poner al descubierto el fraude. 

En estos casos, el establecimiento de políticas y procedimientos debidos para la concreción y registro de las operaciones, junto con un sistema de controles internos que garantice su cumplimiento, es la forma más efectiva de minimizar los riesgos asociados. La ACFE sostiene que la inexistencia de controles adecuados y la falta de mecanismos para constatar la correcta implementación de los mismos, son factores que posibilitan que el fraude permanezca oculto y el daño se acreciente.

Un aspecto fundamental para minimizar los efectos de ambos tipos de fraude es la detección temprana. Las estadísticas elaboradas por la ACFE confirman que el 44% de los casos en América Latina, y más del 40% en el resto del mundo, son detectados a través de denuncias espontáneas. Esta medida, que demuestra su eficacia desde el punto de vista costo-beneficio, implica la implementación de canales confiables para realizar la denuncia y la formación de los empleados en relación a este tema.

Por otro lado, sólo se registra un 10% de casos descubiertos a causa de auditoría interna periódica. Esto se explicaría por la previsibilidad de este tipo de controles. Para aumentar su efectividad es recomendable realizar auditorías sorpresivas en aquellas áreas de mayor riesgo, de manera de evitar que los responsables tengan oportunidad de ocultar las huellas de su acción. Menos del 30% de las organizaciones involucradas en el estudio las realizan, pero las que lo hacen registraron pérdidas menores y tardaron menos tiempo en descubrir el fraude.

Frente a una sospecha de fraude o detección de irregularidades que podrían deberse a él, se debe tener en cuenta que la obtención de pruebas válidas en el ámbito judicial debe ser el objetivo principal. Esto permite una negociación favorable con el empleado descubierto o bien, litigar en la justicia con buenas probabilidades de éxito.

En la actualidad, dado el avance en el uso de la tecnología, es de lo más común encontrar evidencias concretas en los distintos dispositivos digitales como teléfonos móviles, computadoras y hasta impresoras. En los últimos años, a pesar de que algunas Leyes quedaron obsoletas en relación a este contexto, los antecedentes de casos concretos en nuestro país indican que este tipo de pruebas van siendo aceptadas e incorporadas en expedientes por jueces y fiscales. El éxito en este sentido depende de que las pruebas sean debidamente recolectadas y manipuladas por expertos en informática forense, con el conocimiento y las herramientas tecnológicas apropiadas para garantizar la condición de validez de la prueba recolectada en soportes digitales, una condición fundamental para que la misma sea aceptada en un juicio.

En definitiva, para lograr el máximo nivel posible en prevención de fraude es necesario desarrollar un programa integral y sistemático de controles que requiere de un análisis de los riesgos a los que está expuesta la empresa por sus características y rama de actividad, y de la evaluación de los mecanismos más apropiados para reducir al mínimo el riesgo de que se produzca un fraude, sin afectar el desarrollo de las operaciones y considerando el aspecto eficiencia en términos de costo/beneficio.

 

Autor: Diego Cano, Certified Fraud Examiner (CFE), Presidente FTI Consulting Argentina.

 


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